教えて！！令和3年度改正電子帳簿保存法

◆その他の概要や留意点については下記リンクから続きをご確認ください。

はじめませんか、書類のスキャナ保存！

▶文書保存の負担軽減を図る観点から、各税法で保存が義務づけられている書類は、一定の要件の下で、紙のままではなくスキャナで読み取った電子データの形式で保存することができます。

対象となる書類は？

◆　取引相手から受け取った書類
◆　自己が作成して取引相手に交付する書類の写し
（例）契約書、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書　など

スキャナとは？

◆　書面を電子データに変換する入力装置のうち次の要件を満たすもの
〇　解像度：200dpi（A4サイズで約387万画素相当）以上による読み取りができること
〇　色調：カラー画像※による読み取りができること
　　※資金や物の流れに直結しない「一般書類」を保存する場合には、グレースケール画像でも可
☆スマホやデジカメでもOK！！

必要な手続きは？

◆　スキャナ保存の開始に当たって、特別な手続は、原則（※）必要ありません。
令和4年1月1日以後は、事前に税務署長の承認を受ける必要もなく、任意のタイミングで始められます。また、スキャナ保存は書類の種類ごとに行うことができます。
※過去分重要書類（次項参照）のスキャナ保存には、届出書を提出する必要があります。
◆　要件を満たすかどうか確認するための認証制度及び相談窓口があります。
市販のソフトウェア等で機能要件を満たすと認証を受けた製品には、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（ＪＩＩＭＡ）の認証マークが付されています。
　また、独自開発されるシステムを対象に税務署及び国税局に事前相談窓口を設けています。

スキャナ保存を行うための要件は？

【参考】：電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】｜国税庁

電子取引データの保存方法をご確認ください

◆令和５年12月31日までに行う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し支えありません（事前申請等は不要）。
◆令和６年１月からは保存要件に従った電子データの保存が必要ですので、そのために必要な準備をお願いします。

▶請求書・領収書・契約書・見積書などに関する電子データを送付・受領した場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要です。
▶申告所得税・法人税に関して帳簿書類の保存義務がある全ての方にご対応いただく必要があります。

保存すべき電子データは？

◆　紙でやりとりしていた場合に保存が必要な情報が含まれる電子データ
　　（例）請求書、領収書、契約書、見積書など
※受け取った場合だけでなく、送った場合についても保存が必要です。
※例えば、電子メールの本文・添付ファイルで請求書に相当する情報をやりとりした場合や、WEB上でおこなった備品等の購入に関する領収書に相当する情報がサイト上でのみ表示される場合には、それぞれの電子データを保存する必要があります(PDFやスクリーンショットによる保存も可)。

どのように保存する必要があるのか？

◆　改ざん防止のための措置をとる
「タイムスタンプ付与」や「履歴が残るシステムでの授受・保存」といった方法以外にも「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」でも構いません。
◆　「日付・金額・取引先」で検索できるようにする
専用システムを導入していなくても、①索引簿を作成する方法や、②規則的なファイル名を設定する方法でも対応が可能です。
※２年（期）前の売上が1,000万円以下であって、税務調査の際にデータのダウンロードの求め（税務職員への提示等）に対応できる場合には、検索機能の確保は不要です。
◆　ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける

改ざん防止のための措置について

◆　システム費用等をかけずに導入できる”改ざん防止のための事務処理規程”については、国税庁HPでサンプルを公表しています。
【参考】：参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税
※Wordファイルで公表していますので、ひな形としてご活用いただけます。

検索機能を確保する簡易な方法について

以下のいずれかの方法でも、検索機能を確保していることとなります。
◆　表計算ソフト等で索引簿を作成する方法
表計算ソフト等で索引簿を作成しておくことで、表計算ソフト等の機能を使って検索する方法です。

◆　規則的なファイル名を付す方法
データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活用できるようにする方法です。

（例）2021年1月31日㈱霞商店からの110,000円の請求書なら、「20210131_110000_㈱霞商店」
※税務調査の際に、税務職員からデータのダウンロードの求めがあった場合には、上記のデータについて提出してください。

市販のソフトウェア等を使用する方への参考情報

◆　電子取引データの保存については、専用システムやソフトウェア等をご用意いただかなくても対応いただけますが、保存や検索などが効率的にできるソフトウェア等も販売されています。
　　
◆　要件を満たしたソフトエア等か確認するための認証制度があります。
市販のソフトウェア等で機能要件を満たすと認証を受けた製品には、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（ＪＩＩＭＡ）の認証マークが付されています。また、独自開発されるシステムを対象に税務署又は国税局に事前相談窓口も設けています。

電子帳簿保存法の取扱通達やQ&Aについては、国税庁のホームページ【https://www.nta.go.jp/】に掲載されています。詳しくは、国税庁電子帳簿保存法で検索